制造业公司管理常见问题?

● 产品众多、文档类型各异,散落存储在员工各个电脑上,需要调阅时东奔西跑,非常不便。
● 每天都通过员工电脑共享,主要人员离职后,造成机密资料丢失与外泄,生产资料安全得不到保障。
● 硬盘损坏或病毒感染,造成生产资料丢失。
● 公司的市场运营方案未能在有效的时间内,做到绝对泄密保护。
● 员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。
● 员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
● 员工外的计算机可以随意接入公司内网,造成数据泄密无法有效追踪其源头。
● 员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段,给数据安全带来重大的安全隐患。
● 质量文件的建立、变更,必须由相关人员来办理文档的审核与分发,有时需要多人共同审核,费时费力,办理周期长,审核效率低。
● 采用传统的纸质管理,大幅印刷、复印、打印,纸张成本很高,浪费严重。
● 当出现设备故障、原材料需要采购、客户要求的规格改变、紧急订单要插单生产、发交期提前或延后等情况时由于没有及时提醒,很容易造成工作失误。
● 生产批号众多,不便统一管理。
● 生产版本修订管理不便,难以确定最终版本。
● 生产资料众多,查找起来十分困难。
● 生产图纸预览不方便,想查看内容时要逐个打开图纸文件,有的大型文件打开速度缓慢,浪费工作时间。

解决方案

文件统一管理

文档管理系统搭建海量文档、数字资产(图纸、视频、音频等)的集中存储平台,包括电子文件、电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。

文件部门存储与权限控制

按部门对文档进行归类,支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限。

CAD图纸预览

支持制造业中的AutoCAD以及其他专业工程文档的预览更新,并且能增加关键字摘要,便于在海量资料中快速搜索。

资料检索快速

强大的高级搜索功能,可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索,个性化的信息检索功能帮助用户从海量文档中准确定位所需文档。

文档审批申报

1、实现完全电子化的审批功能,并可针对不同的审批申报设置不同的流程;所有与审批申报相关的信息(包括人员、文档资料、财务信息等)都可以得到统一的归结和分析;支持处理过程中的催办回退和即时反馈。
2、实现收文、发文电子化、自动化,对收发文的整个流程进行跟踪,详细记录收发文的当前状态、办理过程和领导审批意见及办理结果。解决文件传递速度慢,信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
3、对于实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务处理,流程可根据单位实际情况定制,满足内部办公和交流需要。

文档安全无忧

1、安全备份功能,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法窃取机密资料。 开启文档存储加密后,系统会对文档资料混淆加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。

文档审计

完善的系统日志和审计记录,系统自动记录用户对文档的相关操作及操作时间,一旦出现问题可有据可寻。

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