政府行业在文档管理常见问题?

● 政府档案不方便实现电子化管理,文件存储分散,没有统一的信息存储平台。
● 不能摈弃重复与交叉并打破部门垄断,信息资源的共享困难。
● 政府实现公共服务数据资源库的建设有难度,没有灵活的数据检索来支持政府标准文本。
● 政府公文由主管单位统一审核,现有政务流程致使公文流转速度慢、不便捷。
● 实现互联互通不便,通知通告等不能及时送达至相关部门,阻碍均衡发展。
● 公文起草阶段没有方便的存放位置,办公地点更换造成之前公文丢失还需重新起草。
● 缺乏对公文的完整历史记录。
● 没有统一软件统计数据信息以用作前瞻性分析。
● 政务公文安全得不到保障。
● 无法进行访问控制:安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制、资源管理、用户管理等功能欠缺,影响信息安全。

解决方案

知识档案统一管理

文档管理系统搭建海量文档、数字资产(图纸、视频、音频等)的集中存储平台,包括电子文件、电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。

信息共享便利

包括文件查询、文件统计、文件维护等。可设立多级目录,分类存放中央、省、市、地方各类文件。用户端可上传、浏览文件,并可设定共享单位,指定共享、不共享或有限共享,显示上传时间及用户名。

资料检索快速

强大的高级搜索功能,可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索,个性化的信息检索功能帮助用户从海量文档中准确定位所需文档。

文档审批申报

1、实现完全电子化的审批功能,并可针对不同的审批申报设置不同的流程;所有与审批申报相关的信息(包括人员、文档资料、财务信息等)都可以得到统一的归结和分析;支持处理过程中的催办回退和即时反馈。
2、实现收文、发文电子化、自动化,对收发文的整个流程进行跟踪,详细记录收发文的当前状态、办理过程和领导审批意见及办理结果。解决公文传递速度慢,信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
3、对于实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务处理,流程可根据单位实际情况定制,满足内部办公和交流需要。

文档安全无忧

1、安全备份功能,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当政府公文或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法窃取机密资料。 开启文档存储加密后,系统会对文档资料混淆加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。

权限设置

政府行业具有单位分支机构众多,网络结构复杂的特点,文档系统提供树形目录结构,支持根据部门进行目录的分配,在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

文档审计

完善的系统日志和审计记录,系统自动记录用户对文档的相关操作及操作时间,一旦出现问题可有据可寻。

联系我们

想了解更多,欢迎致电 023-67684495。

联系我们

预约演示

看看别人是怎么用的。

咨询了解更多

免费体验

看看别人是怎么用的。

登陆demo