工程与建筑行业文档管理常见问题?

● 设计图纸很大很多,文档难以集中管理、协同查看,想调用以前的设计文件,不知道存在谁的电脑中。
● 员工离职或调岗后,项目的整体研究设计方案丢失、外泄,严重威胁到文档安全。
● 有人非法侵入至服务器中将重要机密文件拷贝带走,导致行业机密外泄。
● 资料存放在员工个人电脑上,电脑中毒、硬件损坏,导致文件全部丢失,影响工程进度。
● 公司的市场运营方案未能在有效的时间内,做到绝对泄密保护。
● 员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。
● 员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
● 员工外的计算机可以随意接入公司内网,造成数据泄密无法有效追踪其源头。
● 员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段,给数据安全带来重大的安全隐患。
● 建筑产品生产地点不固定,项目组之间多人各自分工,信息交流不便,无法完成协同办公。
● 数量庞大的图纸,快速进行组织、归档、分类、查询、检索,已成为急需解决的问题。
● 校核、审批图纸仍延用传统手段。因图纸文件量大,使用QQ传送占用带宽,效率低下。文件传输的成本约占总成本的10%左右。
● 图纸预览不方便,想查看内容时要逐个打开图纸文件,有的大型文件打开速度缓慢,浪费工作时间。
● 文件修改多次,版本混乱,修改痕迹不能保留,无法确定哪个是最新版本。
● 无法记录文档的操作历史,数字资料被恶意篡改无从追查,员工互相推卸责任。
● 公告发布或更新资料信息时,员工没有渠道及时获取消息。

解决方案

文件集中存储

搭建海量文档、数字资产(CAD图纸、视频、音频)集中存储的平台,公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件,实现资源共享,提高工作效率。

权限设置

按项目对文档进行归类,支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限,保证文档使用的安全

支持文档审批流程

建立不同的文件流转形式,实现无纸化办公,文档根据流程送至相应部门及人员进行审阅,加速图纸的审核与校对,提高工作效率

支持CAD图纸预览

支持CAD工程图纸的在线预览更新,增加图纸文件的安全性。

文档版本管理

支持文档版本管理、自动记录版本号,快速索引至最新版本的文档,避免使用错误的版本导致损失;一个文档可以有多个版本,同时可以进行历史版本的查看与回退。

目录订阅

订阅目录后,采用即时消息与邮件方式通知从而第一时间获悉目录下文档的变动。

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