金融服务公司文档管理常见问题?

● 文档文档传递调用速度慢,文档存储在本地,异地同事调用时很困难。
● 如何确保项目过程中文档访问时的安全性,防止项目合同、客户重要来往文件丢失?
● 公司的市场运营方案未能在有效的时间内,做到绝对泄密保护。
● 员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。
● 员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
● 员工外的计算机可以随意接入公司内网,造成数据泄密无法有效追踪其源头。
● 员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段,给数据安全带来重大的安全隐患。
● 跨地区、跨部门的协同工作难协调,花费大量沟通成本。
● 纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。
● 如何确保用户只能访问某些需要的文档?
● 查找文件十分困难,往往需要花费大量人力和时间去查找一篇文档。
● 查看图片音频资料需逐个打开,遇到大文件则需要等待很长时间。
● 客户发来的文档经常性需要更新,更新后版本不能及时统一,有的员工还保留旧版文件。
● 公司公告发布不能通知到全体员工,经常造成工作失误的情况。
● 文档需要跨部门传递、审核,经常人找人,找不到人,造成事务耽搁。

解决方案

海量文档存储平台

文档管理系统搭建海量文档、数字资产(图纸、视频、音频等)的集中存储平台,包括电子文件、电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。

信息共享便利

包括文件查询、文件统计、文件维护等。可设立多级目录,分类存放中央、省、市、地方各类文件。用户端可上传、浏览文件,并可设定共享单位,指定共享、不共享或有限共享,显示上传时间及用户名。

资料检索快速

强大的高级搜索功能,可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索,个性化的信息检索功能帮助用户从海量文档中准确定位所需文档。

文档审批申报

1、实现完全电子化的审批功能,并可针对不同的审批申报设置不同的流程;所有与审批申报相关的信息(包括人员、文档资料、财务信息等)都可以得到统一的归结和分析;支持处理过程中的催办回退和即时反馈。
2、实现收文、发文电子化、自动化,对收发文的整个流程进行跟踪,详细记录收发文的当前状态、办理过程和领导审批意见及办理结果。解决文件传递速度慢,信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
3、对于实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务处理,流程可根据单位实际情况定制,满足内部办公和交流需要。

文档安全无忧

1、安全备份功能,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当政府公文或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法窃取机密资料。 开启文档存储加密后,系统会对文档资料混淆加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。

权限设置

文档系统提供树形目录结构,支持根据部门进行目录的分配,在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

目录订阅

支持订阅目录,第一时间获悉目录下文档的变动。当订阅目录下文档发生改动时,系统会通过即时消息与电子邮件两种方式通知订阅用户。

文档审计

完善的系统日志和审计记录,系统自动记录用户对文档的相关操作及操作时间,一旦出现问题可有据可寻。

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